Pravne i bezbednosne osnove za firme i izdavače smeštaja za radnike

Sezonski smeštaj za radnike funkcioniše stabilno tek kada su pravila jasna i zakon ispoštovan. To traži dobar ugovor, urednu prijavu boravka preko zvaničnih sistema, smislen skup kućnih pravila za veće grupe i minimalne bezbednosne standarde objekta.

U nastavku je okvir koji u praksi smanjuje rizik za poslodavce, izdavače i same radnike uz uporište u važećim propisima.

Šta obavezno staviti u ugovor?

Ugovor između poslodavca (ili agencije) i izdavača treba da precizira ko je ugovorna strana, tačnu adresu i kapacitet objekta, period korišćenja i cenu „po krevetu“ ili „po jedinici“. Bitno je navesti šta je uključeno u cenu: Režije, grejanje ili hlađenje, brz internet, održavanje i čišćenje zajedničkih prostorija.

Ugovorom se obavezno regulišu depozit, način evidentiranja i naplate štete, inventarska lista po sobi, pravila za zamenu radnika u toku meseca i rokovi otkaza.

Za veće grupe vrede i dodatne klauzule: Noćni mir, zabrana premeštanja kreveta i opreme bez saglasnosti, pravila o pranju veša i korišćenju kuhinje, kao i obavezna kontakt osoba za hitne intervencije.

Pravna osnova za ovakav pristup je u Zakonu o ugostiteljstvu i pratećim pravilnicima koji uređuju pružanje smeštaja i minimalne uslove u objektima, pa ugovor zapravo prevodi te standarde u praktičan radni režim između izdavača i poslovnog korisnika. 

Prijava boravka i evidencije: eTurista, MUP i podaci o ličnosti

Prijave i odjave gostiju danas se vode digitalno. Objekti smeštaja i lica koja pružaju usluge smeštaja prijavu boravka stranaca obavljaju elektronski preko sistema eTurista, a isti portal obezbeđuje i olakšanu evidenciju boravišnih taksi i kategorizacije. Ovo je zvaničan državni kanal i obaveza koja važi za hotele, hostele, apartmane i druga lica koja izdaju smeštaj.

Pored hotelskog režima, postoji i obaveza prema Ministarstvu unutrašnjih poslova za prijavu boravišta stranca na teritoriji opštine u kojoj se nalazi objekat. Prijava se podnosi nadležnoj policijskoj upravi ili stanici, uz podatke o strancu i adresi na kojoj boravi, pri čemu je smeštajni objekat ili domaćin taj koji pokreće postupak. 

Svi ovi koraci povlače obradu ličnih podataka radnika i gostiju. U Srbiji se primenjuje Zakon o zaštiti podataka o ličnosti, usklađen sa ključnim principima GDPR-a.

Rukovalac podacima (izdavač ili poslodavac ako prikuplja podatke) mora da ima zakonit osnov obrade, da obradi samo ono što je neophodno, da obezbedi mere zaštite, da obavesti lice o svrsi obrade i da omogući ostvarivanje prava (uvid, ispravka, ograničenje, prigovor).

Korisno je imenovati kontakt lice za privatnost i voditi evidenciju obrada koje se tiču prijave gostiju i naplate taksi. Poverenik za informacije od javnog značaja objavljuje smernice i obaveze rukovalaca koje pomažu u praktičnoj primeni. 

Pravila kuće za veće grupe

Kod ekipa od više ljudi kućni red nije formalnost nego alat za miran život u objektu i za očuvanje imovine. Pravila moraju biti kratka, jasna i istaknuta na više jezika ako su radnici mešovitog sastava.

Osnov čine tišina u definisanim terminima, raspored čišćenja i odlaganja otpada, režim korišćenja kuhinje, zabrana pušenja u zatvorenom gde to propisi zahtevaju, kontrola potrošnje energije i vode, kao i zabrana podizdavanja kreveta trećim licima. Za objekte u kojima se radi u smenama, pravila treba da tretiraju i odmore tokom dana, kako bi se izbegli konflikti između onih koji spavaju i onih koji se spremaju za smenu. Ugovor treba da veže kućni red uz ugovornu kaznu ili pravo na raskid u slučaju grubog kršenja, ali i da predvidi razuman mehanizam opomene i korekcije pre drastičnih mera.

Ovakav interni režim „naslanja se“ na propise iz ugostiteljstva o redu u objektu i bezbednosti korisnika, ali ga prilagođava sezonskim timovima i realnim situacijama.

Minimalni bezbednosni standard smeštaja

Bezbednost počinje od konstrukcije i instalacija, ali se u praksi posmatra kroz nekoliko opipljivih tačaka. Objekat mora da ispunjava minimalne tehničke uslove za smeštajne objekte prema pravilnicima koji prate Zakon o ugostiteljstvu, uključujući sanitarnu ispravnost, ventilaciju, vodu, osnovnu protivpožarnu opremu i prolaze za evakuaciju. Ako je objekat kategorisan, primenjuju se i posebni standardi u zavisnosti od vrste i kategorije. 

Protivpožarna zaštita je nedeljiva obaveza vlasnika i korisnika. Zakon o zaštiti od požara propisuje da se instalacije i uređaji za dojavu i gašenje održavaju ispravno, a prenosni aparati za gašenje moraju biti redovno pregledani i servisirani od strane ovlašćenih subjekata.

U praksi to znači: Propisno postavljeni i servisirani aparati u hodnicima i kuhinji, pregledna evakuaciona signalizacija, otključani i prohodni izlazi, plan evakuacije na vidnom mestu i obuka kontakt osobe kako da postupa u incidentu. Za složenije instalacije i hidrantske mreže postoji režim pregleda koji mogu vršiti akreditovana pravna lica. 

Električne i gasne instalacije zahtevaju periodične preglede prema tehničkim propisima i uputstvima proizvođača. U smeštaju za radnike često je pojačano opterećenje utičnica i produžnih kablova, pa je preporuka da se smanji broj improvizovanih razvodnika, da se uvedu zaštitni prekidači i da se kućni aparati održavaju po planu.

Za objekte sa više stanara bitni su funkcionalni interfoni, spoljašnja rasveta i zaključavanje zajedničkih vrata. Time se smanjuje rizik od krađa i ulazaka trećih lica, što je i bezbednosno i osiguravateljno pitanje.

Higijenski minimum obuhvata dovoljan broj kupatila za broj kreveta, stalnu toplu vodu i mogućnost pranja veša. Kod većih ekipa ovo sprečava zastoje i konflikte. Ventilacija kuhinje i vlažnih čvorova utiče na zdravlje stanara i trajanje opreme, pa ulazi u redovne kontrole.

U područjima sa ekstremnim temperaturama planiraju se klima uređaji ili drugi sistemi, uz jasno definisano ko snosi troškove struje ako potrošnja pređe dogovoreni prag.

Kako spojiti pravo, evidenciju i praksu bez viška birokratije?

Dobra praksa je da poslodavac i izdavač odrede osobu za administraciju. Ta osoba vodi eTurista prijave i odjave, čuva ugovore, kontrolne liste i zapisnike o pregledima aparata, kao i evidenciju prigovora i rešavanja kvarova. Kada je jasna podela uloga, prijave prema MUP-u i eTuristi ne postaju „usko grlo“, a obrada ličnih podataka ostaje svedena na neophodno, uz poštovanje prava lica na informisanje i uvid. 

Za kraj, set kućnih pravila i kratak vodič za bezbednost valja uručiti svakom radniku prilikom useljenja. Dokument treba da bude na jeziku koji razumeju svi članovi ekipe.

U njemu stoje adrese i telefoni hitnih službi, kontakt za izdavača i poslodavca, način prijave kvara, ponašanje u slučaju požara i jasno objašnjenje posledica kršenja pravila. Time se smanjuje broj nesporazuma, a izdavač i poslodavac mogu da pokažu da su postupali savesno ako dođe do spora.

Stabilan sezonski smeštaj ne postoji bez uredne papirologije i bezbednog objekta. Ugovor štiti interese, eTurista i MUP prijave obezbeđuju zakonit boravak i tačnu evidenciju, kućni red drži mir u većim grupama, a protivpožarne i tehničke provere čuvaju živote i imovinu. Kada su ove osnove na mestu, lakše je zaposliti ljude, zadržati ih i izbeći skupe zastoje.

Foto: Pexels.com